L’errore più comune commesso durante le presentazioni è quello di dilungarsi troppo, ignorando la soglia di attenzione degli ascoltatori e caricando il discorso di dettagli superflui. Nonostante si pensi spesso che una maggiore quantità di informazioni equivalga a una migliore riuscita, la realtà smentisce questa convinzione: una durata eccessiva causa infatti perdita di interesse, distrazione e la sensazione di noia presso il pubblico, rischiando di compromettere completamente l’efficacia del messaggio trasmesso.
L’origine dell’errore: il mito della completezza
Chi parla in pubblico tende a voler fornire ogni dettaglio possibile, temendo di apparire poco esaustivo o superficiale. Si tratta di una trappola mentale: il pubblico non è interessato a una quantità indiscriminata di dati, ma desidera invece comprensione, sintesi e chiarezza. Un altro aspetto problematico è rappresentato dalla tentazione di riempire le slide di testo per paura di dimenticare informazioni importanti; questo porta però a slide congestionate che, invece di supportare il discorso, lo affossano, rendendo ardua la lettura e la memorizzazione dei punti chiave.
Guy Kawasaki, esperto di comunicazione, ha affrontato questa tematica elaborando una regola che ha rivoluzionato il modo di approcciare le presentazioni: la regola del 10-20-30.Guy Kawasaki su Wikipedia.
La durata ideale secondo la regola del 10-20-30
Secondo la celebre regola del 10-20-30, il segreto di una presentazione efficace si articola in tre semplici elementi:
- 10 slide: il numero ottimale di diapositive che ti obbliga a selezionare i concetti più rilevanti e rendere il messaggio più diretto.
- 20 minuti: la durata totale consigliata per l’esposizione. Anche quando il tempo a disposizione è superiore, conviene limitare la parte espositiva iniziale a questo intervallo. Questo perché tra preparativi tecnici, eventuali ritardi e discussioni finali, la parte centrale della presentazione non dovrebbe superare i venti minuti, che rappresentano la finestra temporale in cui l’attenzione della platea è massima .
- Carattere 30: il testo nelle slide deve essere minimo di dimensione 30, così da privilegiare parole chiave ed evitare di leggere le diapositive come fossero un discorso scritto.
Questi suggerimenti non sono meri automatismi: rappresentano una sintesi di studi sui meccanismi di attenzione e consolidati principi di efficacia comunicativa, oltre ad aiutare a gestire eventuali imprevisti tecnici e ritardi degli ospiti.
Attenzione del pubblico: come si evolve durante la presentazione
Dati empirici e numerose analisi indicano che la soglia di attenzione degli ascoltatori si mantiene elevata solo per una breve parte della presentazione. I primi minuti rappresentano il picco massimo, seguiti da una graduale e inevitabile discesa. Secondo molti speech coach e specialisti nella formazione comunicativa, mantenere costante l’attenzione è impossibile oltre i 15-20 minuti senza introdurre elementi di rottura, come ad esempio:
- Domande al pubblico
- Storytelling attivo
- Pausa per discussione
- Slide visive o multimediali
Questo orientamento trova conferma anche nella tendenza attuale a organizzare sempre più presentazioni “flash”: discorsi agili, concentrati e orientati all’essenziale. Ecco perché molte aziende chiedono ai propri manager di “saper comunicare tutto in cinque minuti”, nella consapevolezza che l’efficacia non è funzione della durata, ma della pertinenza e incisività dei messaggi proposti .
Gli errori da evitare per non annoiare
Lunghezza eccessiva: le conseguenze
Le presentazioni che si protraggono oltre i limiti raccomandati non solo stancano gli uditori ma hanno effetti collaterali significativi:
- L’oratore è costretto a parlare velocemente, trasmettendo ansia e nervosismo .
- L’attenzione cala rapidamente e la memorizzazione dei concetti diventa scarsa.
- Il dibattito e la partecipazione attiva vengono sacrificati a favore di una sequenza passiva di informazioni.
- Il pubblico finisce per distrarsi facilmente, perdendo il filo logico.
Comportamento dell’oratore e uso improprio delle slide
Oltre alla durata, incidono negativamente anche altri errori:
- Lettura diretta e monotona delle slide: i partecipanti, leggendo il testo prima del relatore, perdono interesse .
- Impostazione grafica confusa o eccesso di testo che non facilita la comprensione.
- Mancanza di interazione: il relatore non coinvolge i presenti né sollecita il loro contributo.
I rimedi per mantenere viva l’attenzione
Per evitare di commettere questi errori è consigliabile:
- Ridurre la durata al necessario: una presentazione efficace non supera i venti minuti e prevede tempo per domande.
- Scegliere solo i punti realmente cruciali per il pubblico, eliminando digressioni e dettagli marginali.
- Adattare il proprio ritmo e la propria voce, alternando pause ponderate e variazioni tonali.
- Utilizzare immagini e schemi invece di testo continuo, per agevolare la memorizzazione visiva.
- Prepararsi, evitando improvvisazioni, e allenandosi davanti allo specchio o registrando le prove.
L’arte della presentazione efficace non consiste in un’abbondanza di informazioni, ma nella capacità di sintetizzare l’essenziale e trasmetterlo con entusiasmo e proprietà. In sintesi, la durata esatta per non annoiare il pubblico e risultare incisivi si attesta attorno ai 20 minuti, seguendo le migliori pratiche suggerite dalla regola del 10-20-30. Una tale impostazione consente di riservare spazio per confronto e domande, dando valore al dialogo e permettendo all’ascoltatore di fissare con chiarezza i messaggi fondamentali.
Per approfondire il tema della presentazione efficace, è utile consultare anche il concetto di presentazione multimediale, che analizza le strategie di comunicazione visiva e il ruolo delle tecnologie a supporto dell’oratore.
